欧州出張時の商談における個人データ処理の範囲

質問

弊社は欧州に現地事務所を持っておりますが、このほど、欧州に商談のために出張いたします。現地での活動において、名刺交換以外で、打ち合わせをする現地パートナー企業等から得る情報の中に個人情報が含まれる可能性があります。例えば個人名が入っているものであれば、先方の組織図（個人名、肩書）などが考えられます。このような場合に、GDPRに対応して作成しているプライバシーノーティスを提示することで問題ないでしょうか？　また、提示する手段として、メール送付によって行うということは可能でしょうか？
（この欄で紹介するQ&Aはこれまで多くのお客様からお寄せいただきました代表的な質問です。）

回答

欧州出張時の商談における個人データ処理の範囲は、名刺に記載された個人データだけでなく、御社スタッフが記録・報告する御社側および相手側の行動内容、商談での発言内容なども含まれます。
次に、そのような個人データの処理がGDPRの適用を受けるかどうかについて検討する必要があります。商談先を御社欧州駐在員からの紹介によって知った場合…