適法化根拠「正当な利益」と必要な文書

質問

適法化根拠および必要な文書に関する質問です。
社内の業務でEUに在住する従業員の個人データ（氏名、役職、メールアドレス、携帯番号等）を利用し、顧客獲得のための業務活動としてEU側窓口担当者の氏名、役職等の紹介、現地と日本側での電話会議議事メモ、メールのやりとり等を行っている場合に、適法化根拠を「管理者の正当な利益の目的のために必要」としています。この際に、当社の正当な利益とEU在住者のプライバシーについて比較衡量した結果を示した内部文書が必要と聞いておりますが、具体的にはどのような文書を作成し記載すればいいでしょうか？
（この欄で紹介するQ&Aはこれまで多くのお客様からお寄せいただきました代表的な質問です。）

回答

正当な利益を適法根拠とする個人データ処理が許されるには、「管理者の正当な利益」と「データ主体のプライバシー」の比較を行い、後者が前者よりも…

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